Datum laatste wijziging

Met drie afgeronde ERP-implementaties bij verschillende bedrijven in zijn zak, kun je Willem van der Putten (controller) ondertussen een oude rot in het vak noemen. Zijn meest recente implementatie – die van Herke BouwVision bij Mat Afbouw – verliep dan ook soepel. Leer van Willem waar je op moet letten bij een implementatieproject.

Tip 1: Waar begin je?

Willem: “De financiële software waar we bij Mat Afbouw mee werkten was verouderd en niet gebruiksvriendelijk. Voor de afbouw volgden er bovendien geen updates meer, dus besloten we op zoek te gaan naar een nieuwe ERP-oplossing. Één die wel aansluit bij onze branche en ook nog eens eenvoudig in het gebruik is. Waar apps op aangesloten kunnen worden en waar we zelf rapportages in kunnen maken.

Tijdens een speeddate georganiseerd door onze branchevereniging legden we contact met verschillende leveranciers. Vier partijen hebben we uitgenodigd voor een nadere kennismaking. Twee aanbieders bleven over voor een demo specifiek gericht op onze processen. Wij waren het meest gecharmeerd van de oplossing van Herke ICT Group.”

“Focus op de onderdelen waar je risico loopt”
Marco Mooren – Mat Afbouw

Tip 2: Afbakenen is essentieel

“In oktober zijn we begonnen met de implementatie van BouwVision. Omdat we op 1 januari live wilden zijn, hebben we bewust gekozen voor een korte en snelle implementatie. Dat is heel praktisch aangepakt; eerst de zaken die essentieel zijn voor de continuïteit van je bedrijf. Daarna de overige processen aanpakken. Door het project bij aanvang sterk af te bakenen, duurt fase 2 langer. Dit is een weloverwogen keuze geweest, waardoor we snel konden starten.“ Algemeen directeur Marco Mooren vult aan: “Focus vooral op de onderdelen waar je risico loopt. Voor ons is materiaal niet zo belangrijk, dus daar besteden we later aandacht aan. Arbeid moet wel vanaf dag 1 optimaal ingericht zijn, want daar wordt soms op verloren.”

Tip 3: Kerngebruikers betrekken bij project

Willem vervolgt: “Collega’s zijn meegenomen in waarom er nieuwe software moest komen. Per afdeling hebben we kerngebruikers gevraagd hun expertise in te brengen bij het finetunen van de inrichting van de nieuwe oplossing.” Gedurende de implementatie was Willem – als interne projectleider – in de lead, bijgestaan door experts van de verschillende afdelingen bij Mat Afbouw. Een projectleider van Herke ICT Group stuurde de consultants aan en overlegde regelmatig met Willem over de voortgang.

“Reserveer tijd voor vragen van gebruikers zodat ze snel verder kunnen”
Willem van der Putten – Mat Afbouw

Tip 4: Tijd investeren voor vragen

Tijdens de livegang zijn de gebruikers getraind. Willem: “Vanaf het moment dat BouwVision live ging, heb ik mijn agenda vrijgemaakt om vragen van collega’s op te pakken en op te lossen. Zo behaalden we direct quick-wins voor de gebruikers, die uiteraard op een andere manier moesten werken dan ze gewend waren.”

Tip 5: Maak je eigen rapportages

Willem sluit af met deze tip: “Bij Mat Afbouw zijn we gestart met het implementeren van de administratie en het goedkeuren van inkopen. Daarna hebben we zelf rapportages opgezet voor het wekelijks overleg met onze projectleiders. Op basis van kengetallen wordt gekeken of het onderhanden werk op schema ligt en wat het verwachte resultaat per project is. Daarnaast beschikt de directie nu over real-time rapportages betreffende debiteuren/crediteuren, verlies/winst, balans en andere kengetallen.”

Concrete voordelen van moderne software

BouwVision is nu alweer even in gebruik. Welke voordelen ondervindt Mat Afbouw van werken met Herke BouwVision? Willem: “Voor mij springen drie grote voordelen eruit:

  1. Op nummer 1 staat met stip: zelf rapportages maken. Wij gebruiken hiervoor Jet Reports. Een consultant van Herke ICT Group heeft ons op weg geholpen; nu kunnen wij grotendeels zelf nieuwe rapportages opzetten en uitbouwen. We kunnen op elk moment de actuele cijfers uitdraaien en verwerken in Excel.
  2. We beschikken nu over een digitaal archief. Facturen hoeven niet meer afgedrukt en in ordners bewaard te worden.
  3. Integratie van factuurscanning. Dit vindt volledig in BouwVision plaats, inclusief diverse goedkeuringsflows. Met 100 goed te keuren facturen per week werkt dit wel zo overzichtelijk. Wij werken met onderaannemers die per week en sommigen zelfs per dag factureren. Dan is een snelle flow wel zo prettig.”

“Zo’n implementatie is een zware investering voor je bedrijf, maar we zijn binnen budget gebleven”

Marco Mooren – Mat Afbouw

Standaard oplossing met maatwerk rapporten

Marco Mooren: “Zo’n implementatie is een zware investering voor je bedrijf, maar het resultaat is oké. Qua budget zijn we binnen de perken gebleven, dat is op zich al een mooie prestatie. Als ondernemer ben je angstig voor maatwerk, dus kozen wij voor standaard software voor onze branche. Met Jet Reports kunnen wij nu vrijwel alle rapporten die we willen zelf bouwen.” Wat Marco betreft ligt de focus voor de komende tijd dan ook op het optimaliseren van de management rapportages uit BouwVision.

Hoe ziet Mat Afbouw de digitale toekomst?

De bouw digitaliseert en Mat Afbouw is een van de koplopers in de afbouwwereld. Marco Mooren: “We zien echter dat er nauwelijks budget is voor digitalisering op utilitaire projecten. Scandinavische landen lopen wat dat betreft ver op ons voor met hulpmiddelen voor minder fysieke belasting, zodat mensen langer en gezonder door kunnen werken. Vanuit onze productiehal leveren wij zoveel mogelijk prefab oplossingen aan. Standaardisatie resulteert in minder fysieke belasting op het project. Maar het blijven toch mensen die ter plekke de afbouw realiseren. Daar zijn nog geen robots voor.”

Over Mat Afbouw:

Mat Afbouw is actief op drie focusgebieden: veiligheid, comfort/akoestiek en afbouw. Vanuit Zaltbommel realiseert het bedrijf de afbouw op complexe nieuwbouw en renovatieprojecten. Met eigen vrachtwagens worden de (prefab) panelen vervoerd vanaf de werkplaats naar de 40-50 gelijktijdig lopende projecten in het land. Een mooi bedrijf met grootse ambities: Mat Afbouw wil het beste en meest innovatieve Metal Stud bedrijf van Nederland zijn.

Over Herke BouwVision:

Herke ICT Group is leverancier van Herke BouwVision, innovatieve software voor de bouw gebaseerd op de zakelijke oplossing van Microsoft:  Dynamics 365. Online in de cloud en on-premise. Ook beschikbaar als app op je telefoon of tablet.

Data uit BouwVision kan via een webportal worden ontsloten voor externe partijen. Gegevens hoeven nog maar één keer te worden ingevoerd. Zo ervaren bedrijven die werken met Herke BouwVision een enorme efficiency winst.

Wil je meer weten over BouwVision, software voor bouwers met visie?

Maak vrijblijvend een afspraak