Project Description

Centraal documentenbeheer in DMS

Werk met één centrale documentendatabase zodat alle gebruikers op elk moment kunnen beschikken over de meest actuele versie van bestekken, calculaties, offertes, vergunningen en bouwtekeningen en andere projectdocumenten.

Een document management systeem (DMS) voorkomt foutieve beslissingen; iedereen werkt immers met dezelfde versie van een document. Documentatie is eenvoudig en snel terug te vinden onder bedrijven, personen en projecten in BouwVision xRM. Aanvullend bundel je met Dossiers je documentatie op onderwerp.

Externe partijen

En in het BouwVision Portal geef je externe partijen beveiligde toegang tot die projectdocumenten die voor hen relevant zijn. Pas de weergave (lijst) met alle actieve documenten naar eigen inzicht aan, zoek op een deel van de documentnaam en filter op een kolom. Dit alles kun je als gebruiker naar eigen inzicht toepassen. Zo zijn document altijd weer terug te vinden, ook als je er op een andere manier naar zoekt.

Huisstijl

Werken met een DMS is zoveel makkelijker dan opslaan op het netwerk. Het DMS in BouwVision genereert bijvoorbeeld ook standaardbrieven in jullie huisstijl. Dit kun je doen voor een brief naar één bedrijf/persoon, maar je kunt uiteraard ook een gepersonaliseerde mailing van dezelfde brief naar meerdere bedrijven/personen versturen.

Dossier

Digitaal ontvangen documenten importeer je met een druk op de knop bij de betreffende klant of bij het project in BouwVision xRM. Een volledig dossier geeft je medewerkers beter inzicht, zodat ze effectiever kunnen communiceren met je klanten, maar ook met onderaannemers bijvoorbeeld.

Voorkom fouten als gevolg van verouderde projectdocumenten. Werk met één versie van de waarheid in het BouwVision Document Management Systeem.

Kenmerken

  • Werk altijd met de meest recente versie van een document
  • Niet zoeken, maar vinden (maak gebruik van zoekfunctie, filter en/of weergave aanpassen)
  • Projectdossiers bieden overzicht en inzicht
  • Bestekken, calculaties, offertes en bouwtekeningen zoek je eenvoudig op in BouwVision xRM of via het Documenten Portal
  • Standaardbrieven zijn snel in jullie huisstijl te maken
  • Importeer bestaande documenten of bijlagen uit een e-mail
  • Scan papieren documenten en importeer deze met de Importeertool van het DMS
  • Gebaseerd op Microsoft SharePoint (= een veilige locatie voor het opslaan, organiseren, delen en gebruiken van informatie vanaf vrijwel elk apparaat).
  • Dossiers vormen verzamelmappen voor documenten en activiteiten over hetzelfde onderwerp (niet per sé een project)
  • Integratie mogelijk met BouwVision ERP via Documentenkoppeling

Gratis download

Herke ICT Group ontwikkelt en implementeert BouwVision, innovatieve software voor de bouw gebaseerd op de zakelijke software Microsoft Dynamics 365.

Online in de Cloud en on-premise. Ook als app op je telefoon of tablet.

Flyer Herke BouwVision 2018

Bouwbedrijven die al werken met Herke BouwVision ervaren een enorme efficiency winst, doordat zij gegevens nog maar één keer hoeven in te voeren.

Download flyer