BouwVision » Nieuws » Document Capture in NAV voor snellere factuurverwerking

Document Capture in NAV voor snellere factuurverwerking

2018-08-07T12:51:06+00:0026 juni 2018|Nieuws|

Ook jouw bedrijf  is waarschijnlijk veel tijd kwijt aan het verwerken van facturen. Zelfs als deze digitaal binnenkomen moeten de facturen ingevoerd worden in je financiële systeem.

Digitale factuurverwerking in BouwVision

Martijn Holterman van IDYN verzorgde tijdens de BouwVision Inspiratie Middag een live demo over Document Capture binnen Microsoft Dynamics NAV. IDYN levert software waarmee je facturen kunt inscannen, uitlezen en archiveren. De gegevens worden automatisch op de juiste plek in Microsoft Dynamics NAV geplaatst. Deze software – Document Capture – koppelen wij aan BouwVision ERP. Hoe dat werkt in de dagelijkse praktijk van bouwbedrijven en in hoeverre dat afwijkt van de standaardkoppeling met NAV, lees je hieronder.

Automatiseer je factuurverwerking

In het rollencentrum van NAV zie je een aantal knoppen van Document Capture staan:

  • Documenten verwerken,
  • Inkoop goedkeuren facturen en
  • Creditnota’s.

Het verwerkingsproces van een factuur verloopt als volgt:

  • Facturen kunnen op verschillende manieren in NAV terecht komen. Een of meerdere facturen worden klaargezet via de scanner of in de mailbox. Alleen PDF bestanden kunnen worden verwerkt
  • Het importeren van bestanden duurt 2-3 seconden per factuur.
  • Per leverancier wordt een sjabloon gemaakt. BouwVision werkt met een aangepast sjabloon waar bijvoorbeeld ook velden voor bewakingscodes op staan. De factuur wordt gematcht met het sjabloon en de benodigde velden worden automatisch gevuld.
  • Je haalt de grootboekrekening op in NAV en selecteert de inkoper (dat kan ook automatisch). Vervolgens sluit je de factuur af en staat deze in NAV opgeslagen. Daar kun je via Drag & Drop bestanden koppelen aan de factuur.

Ook voor inkoopfacturen

Inkoopfacturen kun je matchen aan inkooporders op de volgende manieren:

  1. Op bedrag
  2. Op regel
  3. Handmatig (je ordernummer moet dan wel op de factuur staan).
Martijn Holterman - Idyn Document Capture

Martijn Holterman van Idyn presenteert Document Capture in BouwVision

En factuurgoedkeuring natuurlijk

Document Capture ondersteunt ook het goedkeuren van facturen. BouwVision werkt met een eigen goedkeuring op basis van projectnummer, die beter aansluit bij de processen in de bouw. Er kunnen één of meerdere projectbetrokkenen aan een factuur zijn gekoppeld. Via de goedkeuringsflow wordt bepaald welke projectbetrokkenen de factuur moeten goedkeuren op basis van bedrag of limiet.

Goedkeuring kan direct in BouwVision ERP plaatsvinden, maar ook via het BouwVision Portal, zodat ook niet-BouwVision gebruikers facturen kunnen goedkeuren. Hiervoor is een concurrent user of light user licentie nodig, waarmee ook op een tablet of telefoon kan worden gewerkt. Op de Portal kun je een out-of-office instellen, zodat de factuur goedkeuring niet onnodig wordt vertraagd door afwezigheid van projectbetrokkenen.

Na goedkeuring kunnen de facturen geboekt worden, in batch. Nu is Document Capture klaar en werk je verder in BouwVision ERP. Document Capture kan je nog helpen bij het zoeken naar facturen. Met de Navigeren-knop kun je alle digitale facturen doorzoeken op tekst en openen via Leverancier of via Grootboek.

Voordelen uit de dagelijkse praktijk

Wij zien steeds meer bouwbedrijven overstappen op digitale factuurverwerking. Hun ervaringen zijn zonder meer positief te noemen. De volgende voordelen worden genoemd als gevolg van het werken met Document Capture:

  • Het verwerken van inkomende facturen kost minder tijd.
  • Onze crediteurenpositie is transparant.
  • De doorlooptijd voor het afsluiten van een periode is aanzienlijk verkort; al na drie dagen zijn de resultaten van de afgelopen maand beschikbaar.
  • De financiële rapportage is accurater, zodat we beter gefundeerde management beslissingen kunnen maken.

Oftewel, zoals een van onze klanten het zo mooi verwoordde:

Eén van de oplossingen waar we veel profijt van hebben is het digitaal verwerken van inkomende facturen via Document Capture. Deze werkwijze vermindert administratieve handelingen, waardoor meer tijd overblijft voor zaken die gericht zijn op dakkapellen.

Herke ICT Group ontwikkelt én implementeert BouwVision, innovatieve financiële en relatiebeheer software voor de bouw, gebaseerd op Microsoft Dynamics. Daarnaast zijn wij IT-partner voor grotere en kleinere bouwbedrijven. Wij komen graag met je in gesprek over de digitale mogelijkheden voor jouw bouwbedrijf.

Nooit meer nieuws over slimme ICT in de bouw missen? Meld je aan voor onze nieuwsbrief.

Hou me op de hoogte