Knowledge Base

10 vragen en antwoorden over BouwVision ERP

 

1. Memoriaalmeldingen

1.1 Melding: Btw-soort mag niet (leeg) zijn in Fin. dagboekregel

Oorzaak:

Vanaf de grootboekrekening zijn er een of meerdere boekingsgroepen opgehaald. U moet bepalen of er BTW berekend moet worden.

Oplossing:

Is er sprake van BTW? Nee? Maak dan alle boekingsgroepen leeg in de desbetreffende memoriaalregel (Bedrijfsboekingsgroep, Btw-bedrijfsboekingsgroep, Productboekingsgroep en Btw-productboekingsgroep). Dit van zowel de rekening als de tegenrekening.

Wel BTW van toepassing? Is er sprake van een inkoop- of verkoophandeling? Selecteer dan BTW soort in de desbetreffende memoriaalregel.

1.2  Melding: Boekingssoort mag niet (leeg) zijn in Fin. dagboekregel

Oorzaak:

Er is sprake van een boeking met een projectnummer. Er dient opgegeven te worden of er bij deze boeking sprake is van kosten of opbrengsten.

Oplossing:

Vul op de kaart het veld Boekingssoort met Gebruik (kosten/inkoop) of Factuur (opbrengsten/verkoop). Als het niet de bedoeling is dat de boeking op een project plaatsvindt, maak dan het projectnummer leeg.

Naast het vullen van de boekingssoort, is het ook belangrijk om de volgende velden ook te vullen;

– Projecttaakcode

– Kostensoort

– Indien verbruik: Projectkostprijs en boekingssoort op ‘Verbruik’

– Indien factuur: Projectverkoopprijs en boekingssoort op ‘Factuur’

Zie ook de schermafdruk hieronder:

1.3 Melding: Boekingsdatum is geen geldige boekingsdatum. De datum valt buiten het toegestane bereik.

Oorzaak:

De voorgenomen boeking mag niet worden uitgevoerd in de opgegeven boekingsperiode.

Dit kan komen doordat er een datuminstelling verkeerd staat in òf de boekhoudinstellingen òf in de gebruikersinstellingen. Het kan ook zijn dat de datum verkeerd is ingegeven.

Oplossing:

Vul in de boekhoudinstellingen het veld of de velden ‘Boeken toegestaan vanaf’ of ‘Boeken toegestaan tot’ in. Controleer deze velden ook in de gebruikersinstellingen. Beide instellingen moeten goed staan.

Let op: De gebruikersinstellingen gaan vóór de algemene boekhoudinstellingen.

Locatie boekhoudinstellingen: Afdelingen -> Financieel beheer -> Beheer -> Boekhoudinstellingen
Locatie gebruikersinstellingen: Afdelingen -> Beheer -> Applicatie-instellingen -> Gebruikers -> Gebruikersinstellingen

2. Projecten

2.1 Melding: Gebruikersinstellingen bestaat niet. Identificatievelden en –waarden: gebruikers-id= ‘<gebruikers-ID>’

Oorzaak:

Deze melding komt meestal voor bij het openen van de projectkaart, maar hij kan ook op andere plekken voorkomen. Deze plekken kunnen onder andere de weekstaat, de bouwplaats, meer- minderwerk dossiers en de kopersopties-schermen zijn.

Oplossing:

Dit komt doordat een regel met gebruikersinstellingen ontbreekt. Vul in de gebruikersinstellingen een regel met het eigen Gebruikers-id. Het is ook mogelijk om individueel per project de gebruiker als betrokkene aan te maken. Op deze wijze kan er toegangscontrole worden uitgeoefend. Voor inzicht in alle projecten is het nodig om het vinkje ‘Globale projecttoegang’ in te schakelen.

Locatie gebruikersinstellingen: Afdelingen -> Beheer -> Applicatie-instellingen -> Gebruikers -> Gebruikersinstellingen
Locatie projectbetrokkenen: Afdelingen -> Projecten -> Lijsten -> Projecten -> Tabblad ‘Navigatie’ -> Betrokkenen

3. Inkoopfacturen

3.1  Melding: Btw-boekingsinstellingen bestaan niet. Identificatievelden en –waarden: Btw-bedrijfsboekingsgroep=’BINVERLEGD’, Btw-productboekingsgroep=’BTW21′.

Oorzaak:

Er wordt een inkoopdocument aangemaakt waarvan de combinatie Btw-bedrijfsboekingsgroep en Btw-productboekingsgroep niet voorkomt.

Er is geen instelling gevonden voor deze boeking, die uitgevoerd moet worden met 21% BTW, en verlegde BTW.

Oplossing:

Maak de combinatie van Btw-groepen aan in de Btw-boekingsinstellingen of vul op de regel de juiste btw groepen in zodat er een match bestaat met een Btw-groep. Vergeet ook niet hierbij de rekeningnummers in te vullen. Als dit vergeten wordt, zal de boeking nog steeds niet werken. Zie ook het screenshot voor een voorbeeld.

Locatie: Afdelingen -> Financieel beheer -> Instellingen -> Btw-boekingsinstellingen.

3.2  Melding: Factuurnrs. moet een waarde hebben in inkoopinstellingen: Primaire sleutel=. Het veld kan niet nul of leeg zijn

Oorzaak:

Bij het maken van een nieuwe inkoopfactuur of creditnota ontstaat deze melding. Het systeem blokkeert de aanmaak van de factuur en kan niet verder zonder dat het probleem opgelost wordt. Dit heeft te maken met de nummerreeks. Bij een nieuwe factuur wordt normaal standaard een nieuw factuurnummer gegenereerd, indien het vinkje ‘Automatisch nummeren’ aanstaat bij de desbetreffende nummerreeks.

Oplossing:

Open de inkoopinstellingen en vul de velden voor Factuurnrs., en Factuurnrs. (geboekt)

Locatie: Afdelingen -> Inkoop -> Beheer -> Inkoopinstellingen

Let op: Als in de velden Factuurnrs. en Factuurnrs. (geboekt) dezelfde nummerreeks wordt opgegeven, zal de geboekte factuur hetzelfde nummer houden als de niet-geboekte factuur. Het is aan te raden hiervoor dezelfde nummerreeks te hanteren. Dit geldt voor zowel in- en verkoop.

3.3  Melding: Factuurnr. leverancier moet een waarde hebben in Inkoopkop: […]. Het veld kan niet nul of leeg zijn

Oorzaak:

Bij het boeken van een nieuwe inkoopfactuur of creditnota kan deze melding voorkomen. Dit heeft te maken met het ontbreken van een extern documentnummer van de leverancier. Het is een gevolg van een instelling in de inkoopinstellingen die standaard aan staat.

Oplossing:

Vul het veld ‘Factuurnr. leverancier’ in, of schakel de controle op dit nummer uit. Zie hiervoor de bijgevoegde afbeelding. De controle wordt uitgezet met het verwijderen van het vinkje ‘Extern documentnr. Verplicht’.

Locatie: Afdelingen -> Inkoop -> Beheer -> Inkoopinstellingen

3.4  Melding: Projecttaaknr. moet een waarde hebben in Inkoopregel: […]. Het veld kan niet nul of leeg zijn

Oorzaak:

Voor dit document is er een projectnummer opgegeven. Voor het boeken van een inkoopfactuur op een project moet er altijd een projecttaaknummer opgegeven worden.

Oplossing:

Vul de projecttaak in voor alle regels die een project bevatten op de inkoopregels.

Overigens geldt dit ook voor alle verkoopdocumenten.

3.5  Melding: Ink. Btw-rekening moet een waarde hebben in btw-boekingsinstellingen: […]. Het veld kan niet nul of leeg zijn

Oorzaak:

Het systeem zal standaard nummers genereren bij het aanmaken van o.a. nieuwe klanten, documenten en leveranciers. Hier is een fout bij opgetreden, de instelling ontbreekt of niet volledig.

Oplossing:

Vul in de Btw-boekingsinstellingen de juiste grootboekrekeningen in voor de desbetreffende Btw-productboekingsgroep en Btw-bedrijfsboekingsgroep combinatie.

Locatie: Afdelingen -> Financieel beheer -> Beheer -> Btw-boekingsinstellingen

Een voorbeeld van instellingen van de Btw-boekingsinstellingen is te vinden onder melding 3.1.

4. Nummering

4.1 Melding: Nummers kunnen niet automatisch toegekend worden

Oorzaak:

Het systeem zal standaard nummers genereren bij het aanmaken van o.a. nieuwe klanten, documenten en leveranciers. Hier is een fout bij opgetreden, de instelling ontbreekt of niet volledig.

Oplossing:

Open de Nr. reeks door op de drie puntjes te klikken en vink het veld ‘automatisch nummer’ aan.  Als alternatief kan het veld ‘Nr.’ ook handmatig ingevuld worden.

Opstellen nummerreeks:

Ook voor het aanmaken van nieuwe documenten voor inkoop of verkoop wordt gebruik gemaakt van  een nummerreeks. Dit heeft voordelen, bijvoorbeeld doordat de chronologie op basis van het nummer makkelijk te zien is. Voor facturen geldt dat deze nummering chronologisch hoort te zijn en tevens gesloten moet zijn. Er mogen geen nummers ontbreken. In dergelijke gevallen mag de nummerreeks niet op handmatig staan.

In het scherm Nr. reeksoverzicht kunt u een nieuwe nummerreeks maken.

Dit scherm geeft de huidige toegewezen nummerreeks voor de klant weer. In Code staat ‘KLT’. Dit is de codering van de nummerreeks op basis waarvan iedere nieuwe klant automatisch een nummer toegewezen krijgt. Deze moet uniek zijn voor elke nummerreeks.

Automatische nummering zorgt ervoor dat de nummerreeks actief is, en nummers zal toekennen aan nieuwe documenten. Handmatige nummering verzorgt dat de gebruiker wel of niet een zelfbedacht nummer aan het document kan toekennen. Zoals eerder aangegeven mag deze functionaliteit nooit uitgeschakeld worden voor verkoop- en inkoopdocumenten.

Ook handmatig toegekende nummers moeten overigens uniek zijn.

© Herke ICT Group 2015