Het is vast herkenbaar: je werkt met een financieel pakket en gebruikt er planningsoftware naast. Of plan je met Excel en houd je in een ander bestand de beschikbaarheid van je vakmensen bij? Je besteedt dan vaak uren aan het handmatig overtypen van gegevens. Een tijdrovend proces met een grote kans op fouten.
Handmatig plannen
In de oude (of misschien wel de huidige) situatie was het zo dat een bewoner via de woningcorporatie een reparatie of onderhoudsklus inplande. Die noteerde wat, waar en wanneer de klus gedaan moest worden. Het verzoek was dan nog niet ingepland, maar stond alleen nog geregistreerd bij de corporatie. Vervolgens diende de woningcorporatie een aanvraag in bij een van hun partners voor service & onderhoud om de klus uit te laten voeren.
Het onderhoudsbedrijf moet dan nog een datum vaststellen en er moet er in verschillende systemen worden bekeken of er überhaupt wel een vakman beschikbaar is.
Vervolgens plant het onderhoudsbedrijf de werkzaamheden in en koppelt dit weer terug naar de woningcorporatie, zodat die het weer kan terugkoppelen aan de bewoner. Kortom: dit is een repetitieve, tijdrovende en inefficiënte manier om onderhoudsverzoeken en reparaties in te plannen. Een veel betere manier om dit te realiseren is door het automatiseren van dit proces.
Met een digitaal en automatisch plansysteem heb je meer grip op de planning van de klussen en dat geeft rust, omdat je een helder overzicht hebt van welke werkzaamheden er moeten gebeuren.
Automatisch plannen en efficiënter werken
Een planning van je vakmensen helpt aan de ene kant om tot een goede afstemming tussen vraag en aanbod te komen. En aan de andere kant om een actueel rooster voor de langere termijn te maken. Beschikbare functionaliteiten in onze BouwVision planningsoftware zijn onder andere:
- Afspraken met beschikbare medewerkers;
- uit te voeren projecten;
- taken of in te vullen diensten;
- status van de project mijlpalen, en
- inzicht in het gewenste serviceniveau.
Zo loopt het planningsproces in BouwVision
- Een bewoner vraag online een reparatie- of onderhoudsverzoek aan;
- per SMS wordt een ontvangstbevestiging met een link gestuurd naar de bewoner;
- vervolgens plant de bewoner via de link de klus in;
- BouwVision Planner Assistent zoekt automatisch naar de beste opties;
- Gebaseerd op afstand, tijd, woonplaats, discipline vakman, voorkeursregio en werktijden worden er een aantal opties gegeven om de definitieve afspraak in de plannen;
- de bewoner maakt een keuze uit de beschikbare opties;
- BouwVision Planner Assistent maakt online en automatisch de werkbon aan. De werkbon verschijnt in het BouwVision Portal en de vakman ontvangt de werkbon in de app op zijn telefoon.
Resultaat: de afspraak staat in het juiste tijdslot en de bewoner krijgt bericht dat er op de desbetreffende datum een vakman langskomt.
Met BouwVision is het mogelijk om je klussen volledig automatisch én eenvoudig in te plannen. De BouwVision Planningstool zoekt automatisch naar de best mogelijke datum en het tijdstip om een onderhoudsverzoek of reparatieklus in te plannen, zodat de klus kan worden opgepakt.
Zonder enige tussenkomst van een woningcorporatie of onderhoudsbedrijf kan de BouwVision Planningstool tijdens het aanvraagproces vanaf buitenaf worden aangeroepen . De bewoner kan zelf online het verzoek indienen en kiest een geschikt moment. Dit maakt het aanvraagproces niet alleen efficiënter en klantvriendelijker, maar voorkomt ook dat er fouten worden gemaakt bij het registreren van verzoeken. Je werkt met één waarheid.
Conclusie
Het automatiseren van je planning met de BouwVision Planningtool levert een groot aantal voordelen op. Dankzij goede automatisering krijg je een perfect inzicht in het reilen en zeilen op de serviceafdeling over bijvoorbeeld: hoe lang doen de vakmannen over klussen? Hoe zijn de kosten en opbrengsten per type of individueel object? Je ziet waar vakmannen zijn, welke je het beste waarvoor kunt inzetten, wat er in het verleden is gebeurd enzovoorts. Door al deze data te verzamelen en om te zetten in bruikbare informatie kun je KPI’s monitoren en hierop gericht op bijsturen.
Meer weten?
Bel naar 072-727 11 00 of stuur een e-mail naar info@bouwvision.nl voor een kennismaking.
