De implementatie van een ERP systeem kan voor een hoop onrust binnen je bedrijf zorgen. Vaak is onduidelijk wie er nu eigenlijk verantwoordelijk is voor het ERP implementatie project: de consultant of de klant?

Veel ERP implementaties verlopen gesmeerd, terwijl andere de ene tegenvaller na de andere moeten verwerken. Hoe kan dat nou toch? Ligt het aan de consultant, aan de klant, aan geen van beide of aan allebei?

Bepaal wie het project leidt

Cruciaal in een ERP implementatie project is dat iemand eigenaar wordt van het project. Bedrijven spenderen veel geld aan consultants om te achterhalen hoe hun processen efficiënter en effectiever kunnen verlopen. Consultants doen hun best om de klanten tevreden te stellen. Dat consultants de implementatie uitvoeren, maakt ze niet automatisch projecteigenaar. Iemand moet zich eindverantwoordelijk voelen voor het project. Bepaal daarom van te voren wie de projectleider – intern en extern – is.

Haal meer uit je ERP-investering!

Vraag dit gratis boekje van Guus Krabbenborg aan. Guus loopt al twee decennia rond in de ERP-wereld.  In dit boekje beschrijft hij in 20 prikkelende columns wat je allemaal  tegenkomt bij het selecteren, contracteren, implementeren en gebruiken van een nieuwe ERP-oplossing.

Noodzakelijk leesvoer met een knipoog als je je oriënteert op nieuwe software.

Je ontvangt het boekje via de post.

Je kunt de columns ook direct downloaden.

Het project gaat van start

Op het moment dat de implementatie werkelijk gaat beginnen, zouden klanten voldoende tijd moeten vrij maken om te praten met de consultant. Dit zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen en dat het projectplan alle factoren bevat waar de consultant misschien geen rekening mee had gehouden. Bedrijven hebben er belang bij dat de implementatie soepel en volgens plan verloopt. Hoe meer inspanning je van tevoren in het project stopt, des te kleiner de kans wordt dat er gaandeweg de implementatie iets misloopt.

De basis stappen van een ERP Project

De basis stappen van een ERP implementatie bestaan gewoonlijk uit de volgende vijf fasen:

  1. initiatie fase
  2. analyse fase
  3. design & development fase
  4. deployment fase en
  5. operation fase.

De implementatie begint met de installatie en een kick-off. Tijdens de analyse fase worden interviews met kerngebruikers afgenomen en wordt een fit/gap analyse opgesteld, resulterend in een presentatie van de basisinrichting. Vervolgens worden kerngebruikers getraind en wordt de data geconverteerd. De deploymentfase resulteert in een presentatie van de detailinrichting. Alle gebruikers worden getraind en de Go Live datum wordt bepaald. In de operation fase wordt nazorg verleend.

Deze vijf stappen worden veel gebruikt in implementatie projecten. Hoewel deze methode door veel consultants gehanteerd wordt, lopen sommige projecten goed en andere minder soepel. Uiteindelijk valt of staat het succes van deze basis stappen met:

  • begrip voor wie, waarvoor verantwoordelijk is,
  • hoe het project aangestuurd wordt en
  • dat je anticipeert op mogelijke problemen.

Teamwork bepaalt succes

De meest succesvolle ERP implementaties zijn die projecten waar het echt een gezamenlijke inspanning van de klant en de consultant was. De klant is eindverantwoordelijk voor het succes van het project. Zij investeert namelijk geld in de consultant om met een plan te komen en dat te implementeren. Als de klant zich niet verantwoordelijk voelt, wie dan wel? Als alles soepel loopt profiteert het bedrijf er uiteindelijk van.

In geval van een goede samenwerking werkt de projectmanager van de klant intensief samen met de consultant. In die situatie staan de communicatielijnen altijd open. Aan beide kanten is een bereidheid om te luisteren en om redelijk te zijn waar nodig. Dit zal enig onderhandelen vereisen op bijvoorbeeld de momenten dat de projectmanager de consultant vraagt voor hun bedrijfsprocessen noodzakelijke aanpassingen uit te voeren.

Goal!

Uiteindelijk komt een ERP implementatie project neer op teamwerk. Bedrijven investeren geld in consultants om met een implementatie plan te komen en dit succesvol uit te voeren. Als je niet samen als team het plan beheert en uitvoert, dan brengt de investering niet de verwachte voordelen.

“Een succesvolle ERP implementatie betekent je verantwoordelijkheid nemen en als team werken naar een gezamenlijk doel”

Gratis download

Herke ICT Group ontwikkelt en implementeert BouwVision, innovatieve software voor de bouw gebaseerd op de zakelijke software Microsoft Dynamics.Online in de Cloud en on-premise. Ook als app op je telefoon of tablet.Bouwbedrijven die al werken met Herke BouwVision ervaren een enorme efficiency winst, doordat zij gegevens nog maar één keer hoeven in te voeren.

Esther Wouters-Anema, Salesmarketeer

Meer weten?

Ik help bedrijven in de bouw met slimme IT voor het optimaliseren van je processen.

Bel +31 72 727 1100 of stuur me een mail: e.wouters@herke.nl.

Zakelijk linken?

Ik kijk uit naar je connectieverzoek via LinkedIn.