Na de constatering dat je bedrijf toe is aan een nieuw ERP-systeem start de zoektocht naar een nieuw ERP-softwarepakket. Maar hoe start je een ERP- selectietraject? Waar begin je? Hoe kom je aan de juiste informatie? Waar moet je op letten? Of juist niet?

Uit ervaring weten wij dat een directie- of MT- lid, IT-manager of projectleider in zijn werkende leven één, twee maar hooguit drie keer wordt geconfronteerd met een selectietraject voor een nieuw financieel ERP-softwarepakket. Er is dus weinig ervaring op dit gebied bij een bedrijf aanwezig. Hoe pak je zo’n proces dan aan? Zonder volledig te willen zijn, beschrijven we hieronder een aantal aspecten van het selectietraject dat vooraf gaat aan de keuze van nieuwe ERP-software.

Haal meer uit je ERP-investering!

1. Verzamel informatie tijdens jouw ERP-selectietraject

Het kiezen van potentiële partijen die de nieuwe ERP-oplossing kunnen leveren, lijkt eenvoudig maar in de praktijk blijkt vaak het tegenovergestelde. IT staat er om bekend dat het een vakgebied is dat zich mag verheugen in een breed aanbod van aanbieders, met evenveel applicaties en deelonderwerpen. En iedereen claimt dé oplossing te hebben voor de uitdagingen van jouw organisatie.

Bepaal eerst de projectscope.

Waar moet ERP aan voldoen?

  • Het is belangrijk dat je vaststelt welke functionaliteiten jouw organisatie nodig heeft. Bepaal eerst de projectscope. Dit kan ook met eventuele hulp van een externe organisatiedeskundige.
  • Hier komen vragen aan bod zoals: wat zoeken we, waar hebben we een uitdaging, welke bedrijfsprocessen moeten ondersteund worden? Maar de belangrijkste vraag is: waar gaan we als organisatie naartoe en hoe moet een ERP-softwarepakket daarbij helpen?
  • Wanneer je in de bouwbranche werkzaam bent, is een ‘longlist’ van minimaal acht partijen zeer onwaarschijnlijk. Waarschijnlijk zitten er dan in je selectie van ERP-oplossingen aanbieders die geen bouwspecifieke ERP-software leveren en die maar een deelproces automatiseren. Beperk daarom je keuze en houd het ERP-selectietraject voor jezelf overzichtelijk.
  • Informeren bij collega-bouwers geeft je vaak al een beeld over potentiële mogelijkheden en marktpartijen. Daarnaast zitten bouwsoftwarebedrijven online niet stil. Google op “ERP bouw” en de belangrijkste aanbieders van ERP voor de bouw worden getoond.

Selectie van ERP-leveranciers

  • Bovendien kun je via partijen als het Nederlands Kennis Centrum een selectietool invullen die je stapsgewijs aan de hand van een aantal vragen leidt naar de voor jouw bedrijf meest geschikte oplossing. Via het ICT Informatiecentrum kun je tips, adviezen en ervaring in de ERP box opvragen. Op ERP overzicht vind je referentiecases, whitepapers en checklists. Je kunt je aansluiten bij LinkedIn groepen of een zoekvraag stellen op Twitter. Er zijn dus heel veel mogelijkheden om je online te laten informeren.
  • Neem een expert in de arm, zij ondersteunen je in het selecteren en implementeren van CRM- en ERP-software. Een concrete planning in combinatie met een (globaal) budget is ook van belang om over na te denken voor je de volgende stap neemt.

2. Shortlist leveranciers opstellen

De volgende fase in je ERP-selectietraject is dat je nu in beeld hebt waar de nieuwe oplossing aan moet voldoen, welk budget je vrij wil maken en welke planning je in gedachten hebt, voordat je in gesprek gaat met een aantal leveranciers.

Houd de focus op je primaire vraag aan de adviseur.

Ga je de selectie zelf doen of besteed je het uit?

  • Werk je met een externe adviseur? Nog een belangrijke overweging. Een onafhankelijke adviseur behartigt jullie belangen gedurende het selectietraject en kan je veel werk besparen. Het is belangrijk je vraagstelling goed af te stemmen met de adviseur. Als je op zoek bent naar een ERP-softwarepakket, betekent dat niet per definitie dat je hele IT-infrastructuur op de schop moet of geëvalueerd moet worden. Houd in eerste instantie de focus op je primaire vraag aan de adviseur.
  • Doe je de selectie zelf? Bedenk dan ook welke criteria je gaat hanteren op basis waarvan jullie de keuze maken om met enkele partijen verder in gesprek te gaan.

3. Selectiecriteria

Onderwerpen die altijd aan bod komen in een ERP-selectietraject en die belangrijk zijn (en lijken!), zijn prijs, functionaliteit en standaardsoftware versus maatwerk.

Prijs

  • Vanzelfsprekend is de prijs belangrijk. Voor bouwprojecten moet je ook vaak de meest voordelige aanbiedingen maken. En word je niet alleen beoordeeld op scherpe tarieven, maar moet het project ook nog eens voor langere tijd in stand gehouden worden. Bepaalde functionaliteiten binnen een ERP-softwarepakket hoeven nog niet aangeschaft te worden, als dit pas in een latere fase wordt uitgerold. Dus daar kan initieel op worden bespaard. Maar realiseer je ook dat besparen op training en rapportages uiteindelijk vaak ‘duurkoop’ is. Want je medewerkers kunnen dan niet goed en efficiënt werken met de nieuwe oplossing. En beter inzicht in je projecten via rapportages kan kostenbesparingen opleveren.

Functionele eisen zijn belangrijk, evenals mogelijkheden voor de toekomst. Blijf wel realistisch voor jezelf en voor je toekomstige partner.

Functionaliteit

  • Veelal wordt bij pakketselecties zwaar de nadruk gelegd op de benodigde functionaliteit. De lijsten met functionele eisen en wensen die veel bedrijven opstellen, gaan vaak erg ver. Soms gedreven door angst en koudwatervrees voor het onbekende, maar soms ook door de etalage van de software-snoepwinkel.
  • Pas ook op voor een nieuwe auto met een oude motor; ofwel een nieuwe softwareoplossing die, verpakt in een hip jasje, eigenlijk precies hetzelfde doet als wat je nu al kunt met jullie huidige oplossing.
  • Functionele eisen zijn belangrijk, evenals mogelijkheden voor de toekomst. Blijf wel realistisch voor jezelf en voor je toekomstige partner. Op je zoektocht kom je geen slechte software tegen. Let hier dan vooral op de toegevoegde waarde die het pakket kan bieden voor jullie organisatie.

Standaardsoftware of maatwerk

  • Hoe standaard is standaardsoftware? Wat mag je verwachten van maatwerk? Kies je voor een branche-specifieke ERP-oplossing voor de bouw of een ERP-pakket dat je op maat laat maken? Vragen die vooraf lastig zijn uit te zoeken. Wel kun je kijken naar bewezen technologie. Met welke techniek en software is het pakket gebouwd? Hoe gebruiksvriendelijk is de interface? Oftewel: hoe zien de schermen eruit en is het gebruik van het menu en de knoppen logisch opgebouwd? Kun je het pakket ook op een tablet of telefoon (onderweg, real-time, met touchscreen) gebruiken? Hoe vaak kun je nieuwe versies en updates verwachten? En welke consequenties heeft dit eventueel voor andere bedrijfsapplicaties en je netwerk?
  • Over het algemeen geldt dat een branche-specifieke oplossing zich al heeft bewezen in de markt. Ze zijn snel beschikbaar en groeien mee met de kennis van en ontwikkelingen bij de leverancier én de bouwbedrijven die ermee werken. Weeg dit af tegen het feit dat een standaardpakket nooit 100% passend is bij je bedrijf. Onderzoek of het branchepakket configureerbaar is, zodat het beter aansluit op jullie bedrijfsprocessen. Een nieuwe ERP-oplossing zou aan minstens 75% van je informatiebehoefte moeten voldoen. Is dit niet haalbaar met een standaard ERP-pakket, dan zul je aan een maatwerkoplossing moeten gaan denken (en als gevolg daarvan waarschijnlijk je planning en budget aanzienlijk bijstellen!)

Partner fit

  • Naast prijs, functionaliteit en type software (standaard of maatwerk) dien je je ook te informeren over de wijze van implementeren, de projectrisico’s die er mogelijk ontstaan tijdens het implementeren en ook over de tijd die je als organisatie zelf in het project moet stoppen. Een goede partner zal met je in gesprek gaan over de projectrisico’s en een transparant stappenplan met je doornemen.

En over deze partner gesproken: ben je op zoek naar een softwarepakket met een leverancier die dit kan leveren? Of ben je op zoek naar een branchedeskundige bouwsoftwareleverancier die je sparring partner is als het gaat om het automatiseren van jullie bedrijfsprocessen? Zie je de nieuwe partij naast je staan als volwaardig, adviserend gesprekspartner die de bouw begrijpt? Wil je proactief geïnformeerd worden? Deel je jullie organisatiedoelstellingen met je partner?

Vragen die je op voorhand voor jezelf moet beantwoorden. Het helpt namelijk de keuze te vereenvoudigen voor zowel ERP-software oplossing als de bijbehorende partner.

Meer weten?

Bel +31 72 727 1100 of stuur me een mail: e.wouters@herke.nl.

Esther Wouters-Anema

Al ruim 20 jaar helpt Herke ICT Group kleine en middelgrote bedrijven met het automatiseren van hun werkprocessen. Niet alleen in de bouw, ook aan andere projectgeoriënteerde branches bieden wij dé oplossing voor elke digitale uitdaging. Onze Digital Cloud Suite bestaat uit innovatie IT-oplossingen die jouw dagelijkse werkzaamheden te optimaliseren. Van veilige werkplekken en intelligente BI rapportages tot slimme business apps.