Efficiënter werken in de bouw met moderne ERP

Hoewel de meeste bouwbedrijven ondertussen wel zijn voorzien van een systeem om tenminste de projectvoortgang te bewaken, merken we bij onze klanten dat er altijd ruimte voor verbetering is.

De snel veranderende markt heeft bouwbedrijven er de afgelopen jaren toe aangezet om steeds efficiënter te werken. Je projectadministratie verder automatiseren is dan een “quick win”. Als echter blijkt dat je huidige software niet aansluit op je door de jaren heen bijgestelde eisen en wensen, dan moet je op zoek naar een nieuwe financiële software. Het selecteren van een nieuw project management dan wel ERP pakket is geen sinecure. Ook niet voor bouwbedrijven, die toch gewend zijn om projectmatig te denken en regelmatig met leverancierselecties te maken hebben. Vaak gaat een heel proces vooraf aan de beslissing om een nieuw programma te selecteren.

De urgentie om uit te kijken naar een nieuw ERP systeem kan ontstaan op verschillende niveaus binnen een bedrijf:

  • op directieniveau door veranderingen in de strategie,
  • op tactisch dan wel uitvoerend niveau omdat medewerkers aan lopen tegen beperkingen van de huidige oplossing.

Argumenten om een software selectietraject in te stappen zijn bijzonder divers van aard. Voor de directie spelen er vaak meerdere redenen om budget vrij te maken en op zoek te gaan naar een nieuwe ERP oplossing. Uit de gesprekken met onze klanten komen drie redenen naar voren om naar nieuwe bedrijfssoftware op te zoek gaan. Dit zijn

  1. redenen van technische aard;
  2. externe redenen en
  3. strategische redenen.

Hieronder leg ik uit wat ik daar precies mee bedoel.

Haal meer uit je ERP-investering!

Vraag dit gratis boekje van Guus Krabbenborg aan. Guus is al ruim 20 jaar actief in de ERP wereld.  Hij beschrijft in 20 prikkelende columns wat je allemaal  tegenkomt bij het selecteren, contracteren, implementeren en gebruiken van een nieuwe ERP oplossing. Noodzakelijk leesvoer met een knipoog als je je oriënteert op nieuwe software.

Stuur mij het boekje

Je ontvangt het boekje via de post.

Technische argumenten

Regelmatig komen wij in contact met bouwbedrijven die met “verouderde” software werken. Dit uit zich op verschillende manieren, die meestal de gewenste werkwijze frustreren. Denk aan:

  • De huidige ERP software wordt niet langer doorontwikkeld. Nieuwe functionaliteit blijft uit; recente ontwikkelingen in de bouwbranche zie je niet terug in de software; je herkent je niet langer in het pakket dat je gebruikt.
  • Het huidige ERP systeem wordt niet langer ondersteund. Je kunt nergens meer terecht voor onderhoud, gebruikersvragen en training. Uitzonderingen worden soms gemaakt op basis van ‘uurtje-factuurtje’ maar al snel merk je dat je geen belangrijke klant meer bent.
  • Het huidige ERP pakket kan alleen op kantoor worden gebruikt. Het levert je bedrijf inmiddels beperkingen op, omdat informatie ook ’buiten’ beschikbaar moet zijn. Denk aan je projectleiders, uitvoerders op de bouwplaats of elders die met hun telefoon of tablet projectinformatie willen bekijken.
  • De huidige ERP oplossing is niet langer ‘compatible’ met de nieuwe(re) versies van je operating systeem (Windows) en andere kantoorapplicaties (Office bijvoorbeeld).
  • Er zijn nieuwe applicaties aangeschaft of nodig die niet kunnen samenwerken met de huidige ERP software. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkelingen op het gebied van BIM, ketensamenwerking, documenten digitaal delen, et cetera.

De gemiddelde “levensduur” van een ERP systeem is zo’n 5 tot 7 jaar. Hoe oud is jullie financiële software?

Externe argumenten

De markt verandert, de economie is wispelturig, nieuwe ontwikkelingen doen hun entree ook in de bouw en uw opdrachtgevers worden veeleisender. Dit kunnen ook redenen zijn om naar een andere bouwsoftware om te kijken.

  • Je buitenwereld is de afgelopen jaren enorm veranderd. (Potentiële) opdrachtgevers stellen andere eisen aan je diensten, referentie projecten, wijze van plannen en opleveren, financiering, onderhoud en nog veel meer. Je vraagt je af hoe je al deze informatie kunt bijhouden, vastleggen en vooral ook delen met je opdrachtgevers. Je huidige ERP programma blijkt hier niet in te kunnen faciliteren.
  • De economische situatie is sterk gewijzigd. Er zijn nieuwe marktpartijen bijgekomen. Bouwbedrijven die groter (en wellicht beter geautomatiseerd) zijn dan jullie begeven zich ineens op jouw terrein en snoepen marktaandeel af. Daarentegen zijn wellicht enkele van je vertrouwde concurrenten van de markt verdwenen. Zij hebben hun focus elders gelegd of bestaan helaas niet meer.
  • Social media zijn ook niet meer weg te denken uit de bouw en zorgen voor nieuwe impulsen en onderscheidend vermogen voor de bouwbedrijven die hierin voorop lopen. Dankzij social media communiceert de wereld sneller. Informatie van en over je projecten moet vlot beschikbaar zijn, om zodoende de buitenwereld te informeren over jullie successen.
  • De eisen die je klanten aan projecten stellen betreffen niet alleen (meer) uit een voordelige prijs tegen een optimale kwaliteit en doorlooptijd. Zij verwachten ook projectrapportages in een door hen gewenste opmaak.

In hoeverre kun jij voldoen aan de eisen en wensen van je opdrachtgevers? Kwestie van een druk op de knop of kost het veel tijd om de gewenste rapportages op te leveren?

Strategische argumenten

Ook je bedrijf is onderhevig aan veranderingen. Het is stilstaan of vooruitgaan. Een groeiend bedrijf heeft andere behoeften en stelt andere eisen aan de bedrijfssoftware. Een goede ERP oplossing faciliteert je (gewenste) bedrijfsprocessen en biedt toegevoegde waarde voor je medewerkers.

  • Je bedrijf heeft de bestaande propositie uitgebreid met nieuwe activiteiten. Denk aan het verzorgen van (24-uurs) Service & Onderhoud voor opdrachtgevers. Voor een van oorsprong B&U bedrijf is het uitvoeren van kleine, kortdurende klussen administratief een hele andere tak van sport. Als je huidige software hier niet op aangepast kan worden en de nieuwe bedrijfsactiviteit een substantieel deel van je omzet vormt, is de business case voor een nieuw ERP pakket vaak snel gemaakt.
  • Je behoefte aan management informatie is veranderd. Snelle, juiste en real-time informatie van de stand van zaken op een project is zowel voor jezelf als voor je opdrachtgever essentieel. Wat is de voortgang van het project, wat is de prognose van het eindresultaat, et cetera. Wij zien regelmatig dat slechts één persoon in de organisatie deze informatie via ingewikkelde rapportages kan aanleveren, in een te laat stadium. Dit kan een van de redenen zijn om uit te kijken naar een ERP oplossing waarbij  realtime output het doel is, gepresenteerd in een overzichtelijk ogend dashboard.
  • Opdrachtgevers stellen steeds hogere eisen. Een van de mogelijkheden om je te onderscheiden in de markt is te laten zien dat je innovatief bent, voorop loopt met nieuwe ontwikkelingen en er ook alles aan doet om je opdrachtgever snel van informatie te kunnen voorzien. Het inzetten van een nieuw ERP systeem dat processen vereenvoudigt, direct de juiste output genereert en overal is te gebruiken zorgt voor onderscheidend vermogen.
  • Je bedrijf heeft in de afgelopen jaren een groei doorgemaakt. Het aantal functies en rollen is toegenomen en veranderd, waardoor verschillende medewerkers zich met (onderdelen van) de informatie in je ERP programma bezighouden. Processen als inkoopofferte aanvragen en het goedkeuren van facturen zijn voorbeelden van activiteiten waarbij meerdere medewerkers bij betrokken zijn. Als je huidige ERP software hier niet op ingericht is, dan wordt nadenken over een nieuwe ERP oplossing onvermijdelijk.
  • De leverancier die indertijd de ERP oplossing aan jullie heeft verkocht en geïmplementeerd voldoet niet meer. De achterliggende redenen zijn legio: niet innovatief, “je ziet ze nooit”, denken niet mee, praten niet pro-actief over nieuwe mogelijkheden voor je bedrijf, zijn reactief, voor elke vraag ontvang je (ongevraagd) een factuur, zijn niet flexibel etc. Overweeg in dat geval bij de pakketselectie van nieuwe ERP software vooral ook welke partij je daarbij in huis haalt.

Wist je dat zo’n 95% van de IT-bedrijven minder dan 10 personeelsleden heeft? Past jullie IT-partner nog wel bij de grootte van je bedrijf of wordt het tijd om afscheid te nemen?

Of de redenen voor nieuwe ERP software nu binnen of buiten je bedrijf liggen – misschien is je huidige administratieve pakket zelf de oorzaak –  je zult gemiddeld om de 5 jaar een ERP selectietraject ingaan om tot een nieuwe oplossing te komen. Aan een dergelijk traject zitten nogal wat haken en ogen.

Wij helpen je graag om je hierop goed voor te bereiden. Lees ook mijn blog: Concrete tips voor je ERP selectietraject.

Tips voor je selectietraject

Maak kennis met BouwVision…

Herke ICT Group ontwikkelt en implementeert BouwVision,  innovatieve ERP software voor de bouw gebaseerd op de zakelijke software Microsoft Dynamics.

Online in de Cloud en on-premise. Ook als app op je telefoon of tablet.

Bouwbedrijven die al werken met BouwVision ervaren een enorme efficiency winst, doordat zij gegevens nog maar één keer hoeven in te voeren.

Download flyer